En este post voy a hablarte de 6 cosas que te roban mucho tiempo y que si las dominas ganaras muchas horas a la semana. Empecemos.
Las interrupciones
Las interrupciones que nos impiden trabajar de forma continuada, obligándonos a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. Así, no se logra tener una jornada de trabajo, ¿lo ves?
Solo conseguimos momentos de trabajo, es decir, ratos puntuales de 5, 10 o 15 minutos hasta que llega la próxima interrupción.
Escucha bien con atención, cada vez que se produce una nueva, puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración.
¿Te suenan, verdad?
Te invito a que hagas una lista o vayas anotando en tu día a día cuales son las que más te están perjudicando.
Las notificaciones en el móvil
El sonido de Whatsapp, el aviso de un nuevo mail, la llegada de un mensaje de texto …
Por favor, pon el móvil en silencio y no lo dejes a la vista mientras trabajas.
No actives las notificaciones visuales y agenda horarios en los que revisar cada cosa. Unos horarios para el mail, otros para whatsapp, otros para las redes sociales, etc.
Reuniones
Vamos a por las reuniones porque la mayoría de ellas no son del todo productivas. Es frecuente salir de una con la sensación de pérdida de tiempo, y sabes ¿por qué?
porque no se han preparado, no tienen un tiempo limitado, incluso muchas veces no se gestionan bien y terminan siendo encuentros amigables pero no productivos
y para colmo, no suelen ni evaluarse ni fijarse tareas en ellas
¿entonces para qué las hacemos?
Vamos a ver unos remedios para acabar con esta “reunión-adicción”,
En primer lugar, hay que valorar si es necesaria, y a continuación, definir con exactitud su objetivo, así como preparar muy bien los temas a tratar.
Invita solo a las personas clave, anota las ideas o dudas que surjan, y por favor, fija tanto una hora de inicio como una hora de finalización, y concluye la reunión con un plan de acción, repartiendo las tareas entre los asistentes indicándoles un plazo de ejecución.
Las personas
Hay muchas personas de nuestro alrededor que no nos dejan trabajar…
Estas interrupciones pueden llegar a absorber hasta un 30% de nuestro tiempo, y rompen nuestra concentración.
Aquí la solución es ensayar la capacidad de finalizar conversaciones, dejando la puerta abierta a que en otro momento más adecuado podamos continuar hablando del tema.
Sí, debes sentir empatía por la persona que tienes delante, pero también debes ir al grano, así ambos respetareis vuestro tiempo.
También debemos de reconocer rápidamente esa frase de “tienes un segundo” ya que hacer caso a esta petición nos puede robar mucho tiempo y descentrarnos de la tarea que estamos realizando.
Para vencerla puedes empezar llevando siempre una libreta encima, en ella anotas qué quieren esas personas, y ya lo miras después, cuando te venga bien a ti para resolver lo que necesitaban.
Si trabajas con otras personas puedes usar auriculares, aunque no escuches música, son un elemento muy disuasorio que evitara que más de uno te interrumpa.
Las llamadas de teléfono
Algo que demasiadas pocas veces nos ayuda a conseguir nuestro objetivo y a mejorar nuestra productividad, es el teléfono, sí, está claro que se ha convertido en una necesidad,
pero también es un incordio, nos persigue, suena en todas partes recordándonos nuestra dependencia.
Nos enrolamos en conversaciones largas, intrascendentes, sin un sentido claro, a veces incluso, contestamos instintivamente a cualquier llamada aunque estemos en plena conversación con otra persona.
Somos incapaces de ignorar y apagar el móvil cuando estamos centrados en otros asuntos.
Este mal hábito nos hace desconcentrarnos, perder energía e ilusión por nuestro verdadero objetivo y a veces destruye nuestro descanso.
Para ponerle remedio te recomiendo que asimiles esto: “una llamada, un propósito” a partir de ahora, cuando vayas a llamar a alguien, piensa antes qué objetivo tiene esa llamada.
Haz todas las llamadas pendientes a la vez: agrúpalas y programa un periodo para hacerlas, pensando en los minutos que vas a destinar a cada una, y procura no gastarlos del todo cuando las realices.
Cuando te llamen, tras saludar, pregunta: qué puedo hacer por ti, verás lo milagroso de esta pregunta, ya que “obliga” a tu interlocutor a centrar el objetivo en la llamada.
Cuando no tengas mucho tiempo, deja patente la prisa y muestra firmeza, eso sí, siempre con educación y cortesía. Si se trata de un pesado, incordiante y perseverante, cuelga al tiempo que te excusas por no poder seguir atendiéndole.
Y por favor, no respondas siempre al teléfono, aprovecha el buzón de voz, si es algo importante, dejarán el mensaje.
Y recuerda siempre, silencia el móvil y ponlo boca abajo cuando vayas a hacer algo importante.
Improvisar
Y ya para finalizar, quiero advertirte que improvisar también es perder el tiempo, no se puede trabajar a “salto de mata” planificar es anticipar y prepararse para el día a día.
Si planificas bien tus tareas sabrás identificar mejor la importancia – no la urgencia- de las tareas y estarás más preparado para hacer frente a los imprevistos, las crisis, los problemas y las cosas de última hora.
Así que aunque el día se antoje como multitarea y variopinto, realmente son solo 2 o 3 las actividades que te harán cumplir tu objetivo profesional.
Céntrate en ellas y procura realizarlas en los momentos en los que estés más fresco y más concentrado.
Al final del día, piensa en la jornada siguiente y planifica la mejor forma para lograr tu meta.
Y las tareas repetitivas hazlas en momentos del día donde nunca molesten a las tareas importantes y donde tengas que dar menos de ti, así que para ellas reserva muy poco tiempo.
Bueno, algunos ladrones son inevitables, pero debemos tratar de reducirlos parcial o totalmente, así que te animo a ser una persona proactiva, a que no te dejes llevar, sino que tomes las riendas de tu tiempo. Todo cambia, si tú cambias.
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Por Dayana Santacreu