El E-mail, ese ladrón de tiempo.

¿ Que nos roba el tiempo?

 

Empecemos por el E-mail que, es una herramienta de trabajo productiva, pero también la que arrastra a una pérdida de tiempo importante. Es una puerta de libre acceso en la que se cuelan los no invitados y los indeseados. La pérdida de tiempo aumenta con la necesidad de atender inmediatamente a los mensajes. Además, si lo tienes todo el día abierto, provoca interrupciones constantes, y espero que no tengas activada una alarma que te avise cuando llega uno nuevo…

Soluciones

 

  • Una solución que te propongo para erradicar el “síndrome del portero” es que delimites un tiempo para abrir y contestar mensajes (puedes fijar 4 momentos para hacerlo: por la mañana, antes de comer, a mitad de tarde y al final del día), por ejemplo. Aunque al principio te cueste, debes  eliminar lo que no sea de tu interés y archivar los mensajes importantes y así, responder en función de la urgencia e importancia. También te recomiendo que filtres bien y elabores una lista de correo por grupos de interés o actividades.

 

  • Me encantaría que a partir de hoy empieces a ver los correos electrónicos como una simple herramienta, igual que un boli, el navegador del coche o una grapadora. No vuelvas a leer el correo a primera hora de la mañana, usa la primera media hora del día a alguna tarea clave para fijar tu objetivo, a mi me va bien meditar y visualizar,tu debes encontrar la tuya, pero que no sea el mail por favor.

 

  • Cuando redactes un correo procura ser claro, conciso y concreto para evitar así cadenas de respuestas, y resume bien el cuerpo del mensaje en el asunto para tampoco robarle tiempo a nadie. Otra cosa que te puede venir bien es grabar respuestas prediseñadas si con mucha frecuencia recibes los mismos mails y no tienes que personalizar las contestaciones, y por supuesto, no te lleves el portátil ni el móvil a lugar donde descansas, este debe ser un momento sagrado.

Otras ideas

 

  • El 62% de los usuarios tiene configurado el correo como mínimo en tres dispositivo: Móvil, tablet y PC.  Desinstala los dos que más tiempo te roben y deja solo 1.

 

  • Manten tu bandeja de entrada vacía, borra a menudo la papelera y organiza los correos de interés en carpetas.

 

 

 

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Por Dayana Santacreu

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